“紙張在我的日常工作中作用不大。”
????作者: Bill Gates ????── 比爾?蓋茨，美國微軟公司董事長兼首席軟件設計師 ????回顧 30 年前微軟（Microsoft）創業之初，可以發現工作方式已經發生了令人難以置信的變化。我們真的已經基本實現了我所說的“數字化工作方式”了。 ????在我的辦公室，你會發現很少使用紙張。我的辦公桌上有三個顯示屏，它們相互連接，共同構成一個工作平臺。我可以在它們之間來回拖動任何項目。一旦采用了這樣的大屏幕工作區，你肯定不愿再放棄它，因為它直接影響到你的工作效率。左邊的顯示屏是我的電子郵件窗口，中間通常是我正在閱讀和回復的郵件，而我的瀏覽器在右手邊的顯示屏。使用這種布局，我可以在做一件事的同時觀察到新到的東西，可以在一封電子郵件顯示在面前的同時打開與這封郵件相關的鏈接。 ????在微軟公司，電子郵件是首選的溝通媒介，勝過電話、文件、博客、公告板甚至會議（語音郵件和傳真事實上整合進了我們的電子郵件收件箱）。我每天都收到大約 100 封電子郵件。我們使用過濾程序，使收到的信件數量保持在這一水平──來自跟我有過通信往來的任何人的所有電子郵件，來自微軟、英特爾（Intel）、惠普（HP）及所有其他伙伴公司的所有電子郵件，以及來自所有我認識的人的電子郵件，都直接進入我的信箱。來自不在我的允許名單上的公司或者我不認識的個人的任何電子郵件，我向來只閱讀助手的評論。這樣我就能知道人們贊美我們什么，抱怨什么，以及要求什么。 ????我們現在所處的景況是，面臨的挑戰并不是如何有效地使用電子郵件溝通，而是如何確保把時間花在最有意義的電子郵件上。我使用“收件箱規則”（in-box rules）和搜索文件夾這樣的工具，根據內容和重要程度對郵件加以標示和分組。我不怎么使用待做事項清單（to-do list），而是使用電子郵件、桌面文件夾和我的在線日程表。因此，走向辦公桌時，我就可以把注意力放在我曾經做過重要標記的電子郵件，并查看監視具體項目和博客的文件夾。 ????Outlook 也有一個小的通知圖標，有新郵件進入郵箱時，它就會顯示在屏幕右下角。我們叫它“打招呼”。除非我看到它是關于一個高度優先的主題，否則我絕對不去理會它。 ????保持專注是一個信息過度的問題。另一個問題是信息不足。信息充斥并不等于我們得到了想要的信息，也不等于我們與希望聯系的人保持了聯系。我處理這一問題的方式是使用 SharePoint，這一工具能夠生成就具體項目進行協作的網站。這些站點包含有計劃、圖表、討論區及其他信息，公司幾乎任何人只需點擊幾下鼠標，就可以生成這樣的站點。 ????我馬上就要開始我的“思考周”了。5 月份我要離開公司一個星期，閱讀微軟公司雇員準備的 100 多份與微軟和未來科技有關的各種事項的文件。這種事情我已經做了至少 12 年了。過去，這是一個完全紙面的過程，我一個人完成所有的閱讀和評論工作。而如今整個過程都數字化了，并且向整個公司公開。現在，我可以非常有效地挑選出要讀的文件，我可以添加所有人都可以即時看到的電子評論。 ????微軟公司有 5 萬多人，所以任何新奇的想法出現在我的腦海之時，我就把它們記下來，例如: “嘿，在線支付系統前景如何？”“有什么好辦法保留對孩子的記憶？”然后，人們就可以看到它們并評論說: “不，你錯了”，或者“你不知道什么什么地方已經做了這件事了嗎？”SharePoint 幫助我同公司內難以直接接觸的許多員工建立聯系。這就像是有一個可以供很多人編輯和討論的超級網站，遠遠超過了發送帶有附件的電子郵件這種標準做法。而且，你所感興趣的領域出現任何新情況時，它就會通知你。 ????另一件對我的工作效率具有重大影響的數字工具是桌面搜索。它改變了我訪問電腦、服務器和互聯網上信息的方式。利用更大的硬盤驅動和不斷增加的帶寬，現在我的電腦和服務器上存有 G 級的信息，它們形式多樣，例如電子郵件、文檔、媒體文件、聯系人數據庫。我并不是通過一一瀏覽文件夾來尋找我認為包含某條信息的某一文檔，我只需在工具欄鍵入搜索關鍵詞，所有包含該條信息的電子郵件和文檔就都一覽無遺了。電話號碼和電子郵件地址也是一樣。紙張在我的日常工作中已經作用不大。我看到的 90% 的新聞都是從網上獲得，如果打算在會上記點東西，我就帶著我的手寫筆記本。它與我辦公室里的機器完全實時連接，因而我能夠訪問需要的所有文件。我還有一個名為 OneNote 的筆記軟件，因此我的所有筆記也都是數字格式的。 ????現在，我辦公室里唯一仍然保留的非高科技設備是我的白板。我總有很多不錯的彩色白板筆，它在我和其他人一起做頭腦風暴時非常有用，有時我一個人也進行頭腦風暴。微軟一些辦公室里的白板具有捕捉影像并將其傳送到電腦的功能，就像是一個巨大的手寫筆記本。目前，我還沒用這樣的白板，但明年我很可能要裝一個。現在，如果我頭腦中出現什么閃亮的想法，我就拿出我的筆和手寫筆記本記錄下來。 ????白天通常都有很多會議。白天抽點時間整理思路或者回顧會議，算是一種奢侈。有時我沒時間享受這種奢侈。因此，孩子們睡下以后，能夠坐在家里處理我沒來得及處理的郵件也非常不錯。如果整個一周都非常忙碌，我就在周末發送經過思考的長篇電子郵件。周一早上上班的時候，人們就會發現我忙了一個周末──因為他們會收到很多電子郵件。 ????如今比爾桌面上的物件 ????硬件 ????戴爾臺式機和 Motion Tablet PC，都使用微軟的 Windows XP 系統軟件 ????NEC 21 英寸顯示器（一個改裝的顯卡把三個顯示屏連接成一個桌面） ????微軟無線鼠標 ????羅技攝像頭（用于視頻會議） ????軟件（均是微軟產品） ????Outlook（電子郵件、日歷安排） ????SharePoint（協作） ????OneNote（做筆記） ????Communicator（實時消息、電腦電話整合等） ????紙張 無 ????譯者: 鄭歡 相關稿件
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