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擺脫干擾
????由于受到接二連三的干擾、鋪天蓋地的信息和令人厭煩的技術(shù)，知識(shí)工人需要幫助。本文可當(dāng)作他們的生存指南。 ????作者: Ellen McGirt ????在似乎既掌握了網(wǎng)絡(luò)世界（和無線網(wǎng)絡(luò)世界）、又有人付錢讓他給我們破解其中奧妙的為數(shù)不多的佼佼者當(dāng)中，克萊?舍基（Clay Shirky）可以算得上是一個(gè)。舍基在紐約大學(xué)給研究生上互動(dòng)通信課；他在網(wǎng)上發(fā)表的文章引來無數(shù)的點(diǎn)擊；他還忙于提供技術(shù)咨詢，客戶包括諾基亞公司（Nokia）和國(guó)會(huì)圖書館。 ????然而，由于數(shù)字時(shí)代無窮的干擾──電子郵件、智能電話、在博客空間里消磨時(shí)間，等等──舍基最近在寫一份重要的著作提綱時(shí)，竟然無法動(dòng)筆，直到有一天，發(fā)現(xiàn)自己在從布魯克林的家到曼哈頓紐約大學(xué)的 R 線地鐵上找到了合適之處。“突然間，我來了靈感。”他說。“我想，干嗎非要現(xiàn)在下車呢？”他坐著地鐵隆隆地穿過曼哈頓又回到了昆斯區(qū)。多坐了 32 站（來回各 16 站）之后，他得意洋洋地走出了地鐵。得分情況: 舍基得 1 分，外界干擾 0 分。 ????克萊?舍基干得不錯(cuò)。但是，如果就連這位一流技術(shù)人才為了完成工作都不得不跑到紐約地鐵里，躲開數(shù)字世界的干擾（而且這種情況也不會(huì)長(zhǎng)了，因?yàn)楫?dāng)局正在計(jì)劃把無線信號(hào)接入地鐵），可見現(xiàn)在的工作環(huán)境亂了套。 ????當(dāng)然，這并不是說完成每天的工作向來很容易。你的第一個(gè)上司會(huì)明確無誤地告訴你: 這就是稱其為“工作”的道理。從前，上下級(jí)關(guān)系一目了然，需要完成的任務(wù)內(nèi)容直截了當(dāng)，可是現(xiàn)在我們面對(duì)的卻是扁平的組織結(jié)構(gòu)和紛亂的公司事務(wù)，人們更加注重工作結(jié)果而不是完成工作的過程。數(shù)字化工具是在這種環(huán)境下生存的基本保證，但它們也可能極大地分散了人們的注意力。 ????那么，現(xiàn)代知識(shí)工人怎樣才能在這些防不勝防的干擾和彼此沖突的當(dāng)務(wù)之急中趟出一條適合自己的路來呢？有一個(gè)簡(jiǎn)單的答案: 找出真正值得花精力去做的事，并決定什么時(shí)候去做。做到這一點(diǎn)絕非易事。 ????根據(jù)加利福尼亞大學(xué)伯克利分校信息管理與系統(tǒng)學(xué)院（School of Information Management and Systems）的一次調(diào)查，2002 年，全世界總共收發(fā)了 40 萬 T（1T 等于 100 萬兆──譯注）的郵件，相當(dāng)于 4 萬個(gè)國(guó)會(huì)圖書館的藏書量。（這僅僅是 2002 年的統(tǒng)計(jì)；此后其數(shù)量只會(huì)有增無減。）電話的狀況同樣如此，因?yàn)楝F(xiàn)在無論你在何處，電話都能找到你──2002 年通過電話傳遞的信息相當(dāng)于 1,700 萬 T。這些信息交流中有多少是通過郵件傳遞的下流笑話或是證券經(jīng)紀(jì)人貿(mào)然打來的電話？天曉得。而且等到不勝其煩的辦公室一族一切明白過來的時(shí)候，為時(shí)已晚。對(duì)那些總是保持與外界聯(lián)系的人來說，郵件主題詞和來電顯示遠(yuǎn)遠(yuǎn)起不到將其拒之門外的作用。 ????人的本性也對(duì)此束手無策。“在很大程度上，我們是作繭自縛。”舍基說，“我們不愿意通過信件告訴同事或上司現(xiàn)在沒有時(shí)間，因?yàn)殡S時(shí)聽命是上司喜歡的姿態(tài)。”隨叫隨到方能顯示效率。不停地發(fā)郵件或者打電話能產(chǎn)生一種油然而生的緊迫感和地位感，更不要說那瞬間產(chǎn)生的成就之快感。它使你覺得這就是工作。但是，除非你的工作性質(zhì)就是等著別人來打攪──如巡警和銷售代表──否則，你就是在受工作的擺布。 ????問題的關(guān)鍵是，要正確區(qū)分哪些工作需要馬上做，哪些是知識(shí)工作、需要通過縝密的思考才能完成。20 世紀(jì) 90 年代要求白領(lǐng)工人做到“三頭六臂”──同時(shí)做好幾件事來提高工作效率（對(duì) 90 年代萬能媽媽的要求甚至更高）。這個(gè)詞是從人們對(duì)電腦的概念中搬來的: 認(rèn)為電腦可以同時(shí)做幾件事，但事實(shí)證明這種想法是錯(cuò)誤的。其實(shí)，大多數(shù)電腦都是按順序操作，每次只做一件事情，就像人一樣。只是速度快得多，而且不會(huì)抱怨罷了。 ????在自己熟悉和相對(duì)簡(jiǎn)單的工作之間換來?yè)Q去，并不耗費(fèi)多少精力──就像一邊打電話，一邊往洗衣機(jī)里塞待洗的衣物，可以一心二用。但是，一項(xiàng)由密執(zhí)安大學(xué)和聯(lián)邦航空管理局（FAA）心理學(xué)家在 2001 年發(fā)表的、廣為引用的研究結(jié)果發(fā)現(xiàn)，在更為復(fù)雜和自己不熟悉的工作之間轉(zhuǎn)換，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。這就是為什么開車時(shí)打電話非常危險(xiǎn)，因?yàn)槟銓?duì)哪一件都不能專心致志，一旦掌握不好，其中的一件事就可能產(chǎn)生嚴(yán)重后果。 ????在工作中，知道在什么時(shí)候、如何集中精力同樣至關(guān)重要，盡管由于注意力不集中而可能受到影響的僅僅是工作效率。“聰明的藝術(shù)，”哲學(xué)家威廉?詹姆斯（William James）在一百多年前就寫道，“就是懂得忽略的藝術(shù)。”公司的高管人員通常都有人幫助他們做這些事，對(duì)電話和郵件進(jìn)行甄別，但其他人就得自己動(dòng)手了，例如，讓打進(jìn)來的電話留言，或者暫時(shí)不看收件箱（舍基說: “那些要求客戶一發(fā)來郵件就通知自己的人，從一開始就沒有工作效率”）。不過，大多數(shù)人遲早都會(huì)處理收到的郵件，而且通常都是趕早不趕晚。 ????當(dāng)然，除非這些由先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)生的外來干擾可以用……技術(shù)手段排除。此刻，我坐在埃里克?霍維茨（Eric Horvitz）在微軟研究集團(tuán)公司的辦公室里，這家集團(tuán)不僅地處公司在華盛頓州雷德蒙德總部的中心，它也是微軟公司的中樞。霍維茨是適應(yīng)系統(tǒng)與互動(dòng)部門（Adaptive Systems and Interaction Group）的研究部經(jīng)理，該部門專門從事注意力、學(xué)習(xí)和記憶力方面的研究。 ????霍維茨及其手下研究的課題是如何能夠排除由電話、電子郵件和隨時(shí)出現(xiàn)的短信而引起額外負(fù)擔(dān)的方法。他們向我介紹了幾種不同的系統(tǒng)樣本，它們雖然在理論上都完美無缺，卻沒讓人覺得有什么實(shí)質(zhì)性的突破──例如: 新設(shè)計(jì)的臺(tái)式電腦桌面能幫你給文件“歸檔”，使你能夠看到它們，以便在打開另一個(gè)屏幕或文檔后不會(huì)忘記閱讀這些文件。 ????不過，能讓我多少有些興趣的是那些所謂比我還了解我自己的機(jī)器。微軟公司的最終目標(biāo)是，發(fā)明一套能夠判斷哪些信息和電話需要馬上進(jìn)行處理、哪些不用馬上處理的過濾工具。（微軟公司希望這種在 Windows Vista 操作系統(tǒng)上運(yùn)行的第一代軟件今年秋季就能上市。）為了做到這一點(diǎn)，霍維茨及其手下正在設(shè)法搞清楚工作人員心目中所謂“忙碌”的含義。為此，他們建立了一個(gè)龐大的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，1.2 萬多名微軟雇員一直在使用一種軟件樣板來提供有關(guān)的詳細(xì)信息，包括“可以打斷工作”的條件（例如，隨時(shí)可以接上級(jí)經(jīng)理、直接下屬和母親打來的電話），以及如何在日歷上做出表示正在工作的標(biāo)記（例如，可以在屏幕上顯示出“艾倫正在開會(huì)，請(qǐng)勿打攪”的字樣）。這些信息正在按照工作性質(zhì)的不同加以分類，然后為銷售人員、軟件編碼員、經(jīng)理等不同工種設(shè)計(jì)不同的默認(rèn)設(shè)置。 ????然而，這種系統(tǒng)的能力將取決于軟件對(duì)用戶工作狀況進(jìn)行一段時(shí)期的觀察所獲取的信息。它不僅能核定文本的格式和內(nèi)容──比如具體指明的時(shí)間或即將參加的活動(dòng)，還能考慮發(fā)件人和收件人之間的關(guān)系、保持通信關(guān)系多久了、經(jīng)常接聽哪些電話，甚至還包括當(dāng)信息進(jìn)來時(shí)你通常在屋子里的什么位置上。這些都需要“老大哥”（原指對(duì)人民嚴(yán)加監(jiān)管的獨(dú)裁者──譯注）幫一點(diǎn)忙: 話筒能聽出你的聲音，攝像頭能隨著你眼睛移動(dòng)的方向轉(zhuǎn)、看你在注意什么。該系統(tǒng)運(yùn)用統(tǒng)計(jì)方法就能確定哪些電話、電子郵件和即時(shí)信息可以打斷你工作，哪些不可以。 ????在數(shù)字化信息泛濫的時(shí)代，兜售新技術(shù)并非易事──尤其是那些發(fā)明當(dāng)代最招人煩的數(shù)字騷擾產(chǎn)品的公司。（“你好像是在干什么大事，”O(jiān)ffice 軟件里彈出來的這個(gè)小家伙似乎在說，“我能打攪你一下嗎？”）不過，霍維茨打保票說，未來的技術(shù)都是以人為本，而不是什么花里胡哨的玩意兒，所以不會(huì)怎么打攪人們的工作。“這個(gè)項(xiàng)目的目的是開發(fā)一些真正能夠幫助我們提高效率、更好地享受生活的好產(chǎn)品。” ????其實(shí)，歷史證明，用于工作的一些新技術(shù)在誕生伊始都令人感到陌生或者妨礙工作，但它們最終會(huì)成為人們信賴的工具。一方面，隨著時(shí)間的推移，這些技術(shù)會(huì)日趨完善；另一方面，人具有適應(yīng)能力，特別是歷經(jīng)一兩代人之后。適應(yīng)的關(guān)鍵常常在于我們是否合理安排了自己的工作。舊式的家庭農(nóng)場(chǎng)、行業(yè)公會(huì)和用蒸汽機(jī)做動(dòng)力的工廠要么被淘汰，要么接受改造，以適應(yīng)新技術(shù)。現(xiàn)在，朝九晚五這種傳統(tǒng)的上班方式正在經(jīng)歷一場(chǎng)痛苦的變革。 ????這種現(xiàn)象在克萊?舍基這樣的自由職業(yè)者當(dāng)中尤為突出，在谷歌（Google）或 JetBlue 這類相對(duì)新興的企業(yè)中也很典型（它們的客戶服務(wù)代表就在家里接業(yè)務(wù)電話）。一些著名的大型企業(yè)也同樣感受到需要改變現(xiàn)行工作方式的壓力。美國(guó)總部設(shè)在特拉華州威爾明頓市的英國(guó)－瑞典制藥巨頭阿斯利康公司（AstraZeneca）于 1999 年合并后，就開始在工人當(dāng)中展開調(diào)研。“當(dāng)時(shí)我們面臨著一系列的挑戰(zhàn)，”公司負(fù)責(zé)工作環(huán)境的高級(jí)經(jīng)理安德里亞?穆塞爾（Andrea Moselle）說，“這不單單是把兩家公司合二為一的問題──而是兩種不同文化的融合。”單靠部門劃分不能解決什么問題: 該公司在美國(guó)的 12,000 名雇員當(dāng)中，現(xiàn)場(chǎng)銷售代表就超過 5,000 人。 ????由于許多現(xiàn)場(chǎng)銷售代表在家里工作或者連續(xù)幾天出差在外，所以被視為救星的技術(shù)剛出現(xiàn)的時(shí)候，他們根本用不上。對(duì)此，他們?cè)孤曒d道。“我們每周都要互相傳遞厚厚的一摞資料，”阿斯利康公司腫瘤部門地區(qū)銷售經(jīng)理、手下有七名銷售代表的卡麗?克倫茨（Carrie Krentz）說道，“沒有寬帶的日子實(shí)在不堪回首。”沒過幾年時(shí)間，一切就都變了樣。目前，所有的現(xiàn)場(chǎng)銷售代表，甚至那些在農(nóng)村地區(qū)的人員，都能用上寬帶，有些還開始使用微型手提電腦，這樣更加便于他們?cè)诔霾钔局刑幚砦募?/p> ????這次調(diào)研也表明，工人們感到生活牽扯了他們的精力，存在例如撫養(yǎng)孩子、照看老人和提高業(yè)務(wù)水平等問題。“雇員們不斷地跟我們反映，只有實(shí)行彈性工作制才能提高效率。”穆塞爾說。技術(shù)能使大家分擔(dān)工作、縮短工時(shí)和遠(yuǎn)程工作等問題得以解決并且正規(guī)化。但按照經(jīng)常接受調(diào)研的阿斯利康公司雇員的說法，影響工作成績(jī)的最大障礙是開會(huì)。開會(huì)太多而且時(shí)間太長(zhǎng)，尤其是星期五的會(huì)議，簡(jiǎn)直就是彈性工作制這一美好事物的殺手。于是，這類會(huì)議當(dāng)即被取消了。 ????并不是所有的人都有幸能在這種管理開明、靈活寬松、技術(shù)嫻熟的準(zhǔn)斯堪的納維亞式環(huán)境里工作。（就連那些已經(jīng)在這種環(huán)境下工作的人都得設(shè)法從這種開明、靈活中殺出一條路來。）因此，時(shí)間管理咨詢業(yè)務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。時(shí)間管理并不是什么新玩意: 數(shù)百年來，企業(yè)老板、律師以及其他專業(yè)人士一直設(shè)法在機(jī)械性工作和需要?jiǎng)幽X筋的工作之間尋找平衡。然而，這種知識(shí)工作只是在 20 世紀(jì) 50 年代或 60 年代才變成一項(xiàng)群眾運(yùn)動(dòng)，現(xiàn)代時(shí)間管理行業(yè)也應(yīng)運(yùn)而生。 ????該行業(yè)的早期倡導(dǎo)者之一是從哈佛大學(xué)商學(xué)院畢業(yè)的艾倫?拉金（Alan Lakein）。他的軟件咨詢公司在 60 年代末倒閉后，他又發(fā)明了一種時(shí)間管理系統(tǒng)，并且在 1973 年出版的《如何掌握時(shí)間和生活》（How to Get Control of Your Time and Life）一書中對(duì)此進(jìn)行了詳細(xì)介紹，這本書取得了巨大的成功，現(xiàn)在仍在再版。20 世紀(jì) 80 年代后期，哈佛大學(xué)商學(xué)院的另一位畢業(yè)生斯蒂芬?科維（Stephen Covey）寫的《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》（Seven Habits of Highly Effective People）一書使他脫穎而出。（你能馬上說出其中一個(gè)嗎？）當(dāng)今名氣最大的則是因《盡管去做──無壓力工作的藝術(shù)》（Getting Things Done）一書成名的戴維?艾倫（David Allen）。不過，要干的事情還很多。有一個(gè)開放源碼網(wǎng)站叫“自己動(dòng)手做計(jì)劃”（DIY Planner），它提供網(wǎng)上咨詢和免費(fèi)下載時(shí)間計(jì)劃表──早年流行的技術(shù)再度閃亮登場(chǎng)。甭管自稱能改變你生活方式的方法是什么，大多數(shù)人都有成箱成箱的記事本和日程安排簿，上面記錄的全是我們無法實(shí)現(xiàn)“井然有序”的美好愿望的歷史。 ????盡管這聽上去有點(diǎn)像減肥行業(yè)一樣令人氣餒: 該行業(yè)中有好幾百人靠提供養(yǎng)生咨詢而致富，而數(shù)百萬顧客花了錢后卻最終又把這些建議棄之一旁。但是，兩者之間還是有著令人鼓舞的不同之處。減肥專家往往會(huì)互相矛盾，同時(shí)又回避一個(gè)基本事實(shí)（即，減輕體重的最好方法是少吃多運(yùn)動(dòng)），而時(shí)間管理專家卻基本上觀點(diǎn)一致，認(rèn)為關(guān)鍵是要發(fā)明一種系統(tǒng)，能夠辨別什么事情必做不可。更重要的是，要花時(shí)間認(rèn)真思考什么是你實(shí)際需要做的。 ????做到這一點(diǎn)并非易事，需要自我約束。做到自我約束很難，尤其是面對(duì)鋪天蓋地的電子郵件和其他干擾的時(shí)候。“這種新形勢(shì)不便于人們靜下心來考慮工作策略。”效率咨詢師、暢銷書作家朱莉?摩根斯頓（Julie Morgenstern）哀嘆道。她的建議是: 為自己的思考權(quán)而戰(zhàn)。“人們總是誰叫得最響就先應(yīng)付誰。這就叫反應(yīng)。但是，這種反應(yīng)并不明智。”她說，其實(shí)有一件我們都容易做到的事，就是宣布在上班第一個(gè)小時(shí)里不看郵件。“收件箱里任何一封郵件都可以等 59 分鐘以后再處理。”她大笑道，“我說的是實(shí)話。如果事情重要的話，他們會(huì)打電話或親自找上門來的。” ????有趣的是，就連微軟公司的技術(shù)能人霍維茨也搞了一套這樣的戰(zhàn)略: 他妻子有權(quán)登錄他的日程簿，安排家務(wù)事，每周三下午她都要關(guān)閉霍維茨的電腦窗口兩小時(shí)，讓他有時(shí)間考慮問題。“我喜歡這樣！”他用手指了指天說。“我得到了思考的權(quán)利！” ????看上去很簡(jiǎn)單: 把文件歸檔，對(duì)上司說不，或者至少一到兩個(gè)小時(shí)不看電子郵件。這樣你就會(huì)干得很出色。也許事情并不這樣簡(jiǎn)單，那還有另一套方案: 盡可能從正在實(shí)施的人力資源策略、新的歸檔系統(tǒng)和星期五沒有會(huì)的空檔中擠出時(shí)間來，真正地享受一下生活，我指的是享受你自己的生活。給我寫信，讓我知道你是怎么做的。不過，可別指望我中午之前回信，因?yàn)槲乙驳米聛硭伎肌?/p> ????譯者: 于少蔚 ? ????用五種方法保持頭腦清醒 ????這不是什么復(fù)雜的東西。但是，這些簡(jiǎn)單的法則很有用。 ????1. 少開會(huì) ????調(diào)查表明，大多數(shù)人認(rèn)為開會(huì)最浪費(fèi)時(shí)間。會(huì)不宜多，但要有日程，準(zhǔn)時(shí)開，到點(diǎn)就結(jié)束。除非有人要生孩子，或使用技術(shù)是會(huì)議的主要內(nèi)容，否則就關(guān)掉手機(jī)和“黑莓”。堅(jiān)決不發(fā)數(shù)字信息。 ????2. 告訴技術(shù)，誰是主子 ????其實(shí)眼下的許多設(shè)備和軟件都可以弄得不那么打攪人。只需知道怎么設(shè)定就行了: 關(guān)掉通知有電子郵件進(jìn)來的信號(hào)聲，建立一些文件夾，使進(jìn)來的信息自動(dòng)分流。工作忙的時(shí)候，發(fā)信息告訴別人什么時(shí)候才能聽到你的回音。 ????3. 留給自己一點(diǎn)時(shí)間 ????拿出一小時(shí)的時(shí)間專門用來思考和安排每天的活動(dòng)。這項(xiàng)工作放在任何時(shí)候都行，但最好是早上一開始就做。不接電話，不看郵件，也不閑聊。“如果有急事，別人會(huì)來找你的，”組織專家朱莉 摩根斯頓說，“用這段時(shí)間從戰(zhàn)略的高度考慮你的工作。” ????4. 要會(huì)說不 ????“對(duì)不起”不是最強(qiáng)硬的字眼──“不”才是。如果你不說“不”，以免惹惱同事或缺乏耐心的上司，你的工作負(fù)擔(dān)立即就會(huì)加重，并且會(huì)干擾更重要的事情。先集中精力完成明確交給你的目標(biāo)。在安排日程時(shí)也要考慮給家人和自己留出一點(diǎn)時(shí)間。滿腦子都是工作的雇員比妥善安排私人生活的雇員更有可能覺得自己的負(fù)擔(dān)太重。 ????5. 要會(huì)刪除 ????調(diào)查表明，我們每天要在無效勞動(dòng)上浪費(fèi) 20% 的時(shí)間。要把必須要干但又不會(huì)對(duì)工作帶來長(zhǎng)期后果的事情刪掉一些，或是交給別人去干。心腸要硬。工作忙的時(shí)候，不要讓滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)碾娮邮占溆绊懩愕纳钚判摹Ｔ诳脆]件時(shí)，立刻就決定是刪除、存檔或是每封都回復(fù)──哪怕是說一句“過后我會(huì)就這事再與你聯(lián)系”。 相關(guān)稿件
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