使企業不斷改進的手段
????作者：THOMAS?A. STEWART ????有一位智者一直在考慮一個群體——公司、部門、小組、諸如此類的組織——怎樣才能比其他群體干得更巧、更持久、而且也更好。他的設想——早就在醞釀之中、早就在傳播之中、但長期被忽視的設想——提供了一個研究如何改進公司經營情況的新鮮而可行的路子，使人耳目一新。 ????這就是道格拉斯?恩格爾巴特(Doudas?C．Engelbart)。他經營一個叫作引導研究所(Bootstrap?Institute)的企業。他的辦事處設在加州弗里蒙特真是太合適了。這個小城因探險者約翰?查爾斯?弗里蒙特而得名。弗里蒙特以“開拓者”而著稱，他在征服加利福尼亞的墨西哥戰爭中扮演了一個重要角色，是共和黨的第一位總統候選人。71歲的硅谷傳奇人物恩格爾巴特也是一位開拓者。 ????引導研究所占用邏輯電子公司(Logitech?Corp)的一個小辦公室和幾個小房間。邏輯電子公司讓恩格爾巴特無償使用這些房間，這也是應當的：該公司生產計算機鼠標，若非恩格爾巴特發明了鼠標，那就根本不會有這項業務。確實，許多財富之源都是恩格爾巴特的創見：他發明了在屏幕上同時使用多個窗口、發明了群組軟件和超文本?(即成為環球網基礎的節點連接系統)，也是在電子郵件中增加文件和圖表的第一人。1969年11月，美國加利福尼亞大學洛杉磯分校的文特?瑟夫和另一些人在互聯網絡的先導者——阿帕網上發出第一批信息，接件人就是道格拉斯?恩格爾巴特，他當時在該網絡的第二個節點——斯坦福研究所工作。即便在那時，計算機聯網的可能性對這位奇跡創造者來說也已經是舊聞：自1951年以來，他就一直在考慮這個問題，而那時全世界的計算機總共也不過20臺左右。 ????然而，恩格爾巴特最感興趣的其實并非技術。他說：“我因技術而聞名，但我總是對人們說，不，技術只是我所追求的目標的一部分。他正在追捕一只更難捕捉的狐貍：“如何增強人的協作處理復雜問題的能力。”不是解決問題，請注意：而是增強處理問題的能力。就此而言，計算機是一種工具，它注定要比——在恩格爾巴特看來——印刷機或對銅的發現——更重要。它的真正價值在于，它使改變和改進人在解決復雜問題時的腦力勞動方式成為可能。 ????顯示“未來沖擊”的電壓表上的指針已經指向危險區域，而且沒有回落的跡象。因此，當前一個最復雜的問題就是，在一個公司和它所處的環境迅速變化的時候，要確保這個公司能順利運作——甚至還要不斷地改進。同在印地安納波利斯開車不同，在《財富》雜志最大500家公司排行榜上，是沒有預定的中途停車點的。 ????因此(請慢讀，下面的句子很拗口)：最需要增強的能力是藉以提高能力的能力。你必須在增強改進能力方面進行改進一一同時還要使公司不斷發展。你如何做到這一點? ????恩格爾巴特喜歡從基礎結構方面考慮問題，這樣的結構有兩個。第一是?“能力基礎設施”，我們藉此進行工作：這幢大樓，這些同事、客戶、實驗室、計算機、卡片盒、人際關系中的“核心能力”、包裝、招聘一一對你們來說一切最核心的東西。能力基礎結構的范圍包括一些專業方面，如操作Okuma柔性加工系統，也包括一般的能力，如懂英文或者因此而懂一些發送傳真之類的知識，這要看你想把網撒多大。 ????管理人員將大量的時間花在能力基礎結構上。他們設計組織、編制程序、學習和傳授技能、灌輸看法——這些是“人的系統”的所有組成部分。然后，他們再把這個系統同一個由機器、設施和交通工具組成的“工具系統”相結合，從而加強它的能力。有時，工具能改變人的系統：例如，要使一個計算機網絡或一個柔性加工系統最大限度地發揮作用，你可能想修改組織圖，或改寫程序菜單。如果說這聽起來似乎像社會系統和技術系統之間那種常見的區別，那確實也是這樣，但較之組織機構，恩格爾巴特更重視技能——知識財富和工具。 ????但是，還有第二種基礎結構，管理部門對它的注意不夠。這第二種結構就是“進行改進的基礎結構”，也就是一系列提高組織效能的活動。它們同樣也有人和工具這兩個方面。我們沒有忽視進行改進的基礎結構，但我們對它的重視遠遠沒有達到應有的程度，特別是在變化迅速的時代。有機械師那種喜歡把東西拆散的習慣的恩格爾巴特對此有一種解釋。 ????恩格爾巴特說，公司里的活動有三大類。“A”類活動與你所銷售的東西直接有關——研究與發展、營銷、銷售、制造和運輸。對這一切，你有一整套管理和控制體系，如逐級報告制度、審計制度和你據以決定投資方向的預算和計劃制度，這些都是管理的基本要素。它使能力基礎結構順暢運作。在“A”類工作方面的投資(增加新的生產線，開設新的商店)能夠提高盈利，但不能提高贏利的能力——能提高總額，而不能提高百分比。 ????其次便是“B”類活動，即為改進“A”類工作所做的事情。當你花一大筆錢以電腦輔助設計軟件取代鉛筆和直尺時，當你委托一個小組重新配置人力資源、或者給倉庫里的每一件貨物標上條形碼時，你所做的正是“B”類工作。這些工作都有利于進行改進的基礎結構。它們往往都是一些項目計劃。你了解它們，你管理它們，它們可能是預算中特殊的一項，但它們最終還是被列進預算。確實，過去10年中的一個重要趨勢，就是使“A”類工作自動化，或把做這類工作的責任下放到第一線的員工，讓管理人員有時間去做“B"類工作。在這方面進行投資——比如說為縮短生產周期而投資——可以提高利潤的百分比。 ????問題出在“C”類活動。照恩格爾巴特的說法，這類活動涉及“提高這個組織做‘B’類工作的能力”：為了使你做好在改進方面進行改進的事情，它們也屬進行改進的基礎結構之列。它們提供了真正的杠桿，因為它們不僅提高了你所獲利潤的百分比，而且提高了它們藉以構成的比率。 ????等一等，請舉出三、四種“c”類活動的例子——開始… ????舉不出多少，是不是?恩格爾巴特要說的正是這一點：大多數組織從不周詳地考慮如何提高它們進行改進的能力。它們甚至不能舉出“c”類活動來。如果它們有時做這類工作——它們確實也做這類事情——那純屬偶然，而不是有意識的安排。 ????我想詳述的就是這種“c”類工作，但我首先要談的或許很逗樂、可以解釋這種古怪的能力。你們也許記得，艾略特(T.s.Eliot)在一部作品(Old?Possum's?Book?of?Practical?Cats)中主張每一只貓都必須有三個名字。你們可以把恩格爾巴特提出改進公司經營情況的A、B、c活動看作相當于給貓起三個名字。詩人寫道，第一，“應該有一個家人日常叫它的名字”——“A”類活動，其中有一些可能相當復雜。此外，艾略特告訴我們，“一只貓還需要一個特別的名字…否則它有時怎么能把尾巴直豎起來？”——在特殊場合下進行的一系列“B”類活動。但是，一只貓還有第三個名字，這個名字只有它自己知道；一只沉思冥想的捕鼠動物，緊閉著眼睛，腦子在飛快地轉著，艾略特說，它正在琢磨這第三個名字的迷一般的秘密。這些就是“C”類活動：不可言傳，難以名狀，近乎魔術。我扯遠了。 ????以下是一些“c”類活動的例子；以提高公司內部傳遞信息的效率；提高迅速了解競爭形勢的能力；提高搞試驗計劃和項目的能力(如選擇能最大限度收回投資的恰當的試驗項目、使它們更快地上馬、并更好地推廣)。 ????企業界已開始建立工具系統，以支持“C”類活動。在我寫了有關知識數據庫的文章以來的一年里，內部網址、Lotus?Notes數據庫和數據倉庫有了長足的發展。恩格爾巴特本人早在60年代就發明了一種有點像今天的內聯網絡的結構，到1978年，他已用這一結構將后來成為麥道公司一部分的蒂姆沙爾公司(Tymshare)的電信系統和電腦系統聯系在一起。不論是那時還是現在，技術可以通過建立一個人們可以共享信息和現成經驗的寶庫，來提高集體的知商。???? ????然而，人的系統滯后了。恩格爾巴特說，最重要的“c”類活動是鼓勵并資助交叉功能的“改進能力的群體”，這個群體明確地負有提高改進能力的共同職責。?? ????要理解這是什么意思，不妨想一想裝在機器上、起著調節作用的控制裝置。我們有不少起控制作用的機構——董事會、執行委員會和審計部門。我們所需要的是加速裝置。 ????哈利?戴維森汽車公司有一個這樣的裝置。除了通常的那一整套控制系統之外，首席執行官理查德?蒂爾林克設立了一個由20人組成的特別程序委員會，它對總裁杰夫?布勒斯坦負責．它包括來自所有三個“小組”的人：一個由8人組成的“生產產品”小組，其日常工作涉及制造、設計、材料、后勤等事務；一個由7人組成的“創造需求”小組(商品經銷特權、推銷、??駕駛俱樂部)；還有一個5人工作小組。這些小組的成員都是高級經理人員，他們每個月至少開一次會，提出和分析有關改進企業和開設新業務等事項的設想，并對這些設想作出決定。一個包括布勒斯坦在內的8人核心小組也是至少每個月碰一次頭，處理最重要的設想；其成員由小組外的同事推選，任期兩年。這些小組幾乎有無限的決策權；這就造成了一種氣氛，在那種氣氛之下，明確的目標就是不斷力求改進，避免料想可能將會是緩慢的領導過程，在那種過程中，由于職能經理一個接一個地提出他們不能做某事的理由而不得不推遲作出決定。 ????對于要加強其改進能力的能力的公司來說，哈利-戴維森公司的這些由來自不同部門的人組成的智囊正是它們所需要的加速裝置。單有項目和特別工作小組還不夠，如果人們不能吸取教訓并將它們轉化為進行改進的更好的辦法，那么，世界上所有的工具和技術都無濟于事。對此，恩格爾巴特說：“你需要談一談關于群體的問題。” ????譯者：吳學華 相關稿件
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